Notulen Algemene Ledenvergadering april 2018

Gebruikersavatar
SRVN
Berichten: 1145
Lid geworden op: 10 sep 2011, 23:50

Notulen Algemene Ledenvergadering april 2018

Bericht door SRVN » 24 apr 2018, 21:33

Op zaterdag 7 april werd de Algemene Leden Vergadering gehouden in het M.O.B. Complex in Loosdrecht. Een geslaagd weekend waarbij het vergadering begon met een update van het bestuur. Gevolgd door een presentatie van Studio 397 Marcel Offermans en een interactieve enquête via Kahoot. Hieronder de notulen van die dag.

Opening:
René opent de vergadering en doet een voorstel rondje voor de nieuwe leden.

Financieel verslag
Lars heeft het overzicht getoond van het ledenaantal over de afgelopen jaren. Ook financieel is SRVN gezond en werd de begroting voor 2018 gepresenteerd voor de nieuwe leden.

Kascontrole
Jeroen en Dave zaten in de kascontrolecommissie, alleen Jeroen heeft deze controle gedaan. Er waren geen vreemde dingen te zien en geeft decharge. Bart Bosschieter en Walther Berk zullen de controle voor 2018 gaan doen.

Verslag vanuit bestuur
Het bestuur kijkt tevreden terug naar de overgang van het NK Clio naar het NK GT3 en complementeert het modteam voor de soepele overgang.

De Radical en Clio zijn twee kampioenschappen waarbij de animo aan het teruglopen is. Daarom zijn we op zoek naar een vervanger voor deze kampioenschappen. Mocht je leuke mods zijn tegengekomen laat het ons weten. Het liefst rijden we met officiële S397 content.

De maand mei zal in het teken staan van de SRVN 500. Met meer testdagen hopen we er weer een mooi evenement van te maken op 3 juni. Er zullen ook weer een aantal evenementen worden georganiseerd door het evenementen team.

Op dit moment hebben we voor elke raceklasse een livestream, maar we kunnen altijd meer mensen gebruiken. We zijn vooral op zoek naar mensen die beeld kunnen doen. We willen namelijk graag doorgaan met het verzorgen van een livestream voor elke race.

We zijn nog steeds druk bezig met de website en het plan is om dit jaar een nieuwe frontpage te hebben.

Verslag vanuit de RC
Er is een nieuwe taakomschrijving voor de RC gepresenteerd en deze is goedgekeurd tijdens de ALV. Hieronder de gehele taakomschrijving:

De Racecommissie (RC) is verantwoordelijk voor het opstellen, bijhouden en handhaven van de race reglementen. Door overtredingen te bestraffen beoogt de RC de rijders kwaliteit en mentaliteit te verbeteren en hierdoor kwalitatief betere races te krijgen waar elk SRVN lid met veel plezier aan kan deelnemen.

De RC taken zijn als volgt uitgewerkt:

Opstellen en bijhouden reglementen
De RC beheert het algemeen race reglement. Ondanks de statische aard van het reglement - er verandert in de regel niet zoveel aan - moet dit wel periodiek worden geëvalueerd en worden bijgewerkt. Dit gebeurt ten minste voor aanvang van elk regulier competitieseizoen, zodat de puntentelling up to date blijft.

Protestbehandeling
De RC werkt de regels niet alleen bij, maar helpt ook bij het controleren op de naleving daarvan. Om die reden handelt de RC tevens de protesten af. Het is de verantwoordelijkheid van de RC om alle correct ingediende protesten te beoordelen en te behandelen tijdens de protest bespreking. De besluitvorming rondom het afhandelen van protesten vindt altijd plaats op basis van feiten, het algemeen en/of bijzonder race reglement en de door de RC gehanteerde protocollen. De RC beoordeelt van elke race de start op zogenaamde startincidenten. Alle verwijtbare incidenten bij de start worden bestraft als startincident en vallen daarmee onder de zwaarste categorie. De RC hanteert het eerste serieuze rempunt na de start als zijnde eerste bocht wat tevens het punt is waar de controle eindigt. Ook kan de RC zowel aangekondigd als onaangekondigd controleren op tracklimits. Indien zich een situatie op de baan voordoet waarbij meerdere mensen zijn betrokken en ook is waargenomen door RC leden mag de RC optreden zonder dat hier een formeel protest voor is binnengekomen.
Elke protest uitslag zal gepubliceerd worden op het forum waarbij zoveel als mogelijk het een en ander wordt voorzien van een filmpje. De RC heeft ook de vrijheid om elke situatie in de opwarmronde en uitloopronde te beoordelen zonder dat hiervoor een protest is ingediend.
Indien het ARR geen duidelijk antwoord geeft op een bepaalde situatie, heeft de RC de vrijheid om een beslissing te nemen in de geest van de autosport.

Uitslagen aanpassen
Tot slot is de RC verantwoordelijk voor het plaatsen van resultaten en bijwerken van de kampioenschap standen na elk evenement en elke protest bespreking. Er nemen minstens 3 leden zitting in de RC.

Ingekomen stukken:

Nieuwe licentiepunten voor het deelnemen aan races:
Dit willen we graag implementeren met de nieuwe website. Het is niet gewenst om dit handmatig te doen en willen we automatiseren. Voor nu parkeren we dit, maar hier willen we zeker wat mee doen met de nieuwe website.

Aanpassen racekalender:
Een ander ingekomen stuk ging over het aanpassen van de racekalender. We zijn dit jaar gestart met een nieuw format. We gaan na dit seizoen evalueren hoe dit is gegaan en hoe of we hiermee verder gaan.

Aanpassing HR unaniem goedgekeurd.
Een toevoeging aan het HR omtrent de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). We zijn als vereniging verplicht om dit toe te voegen, hieronder de tekst die is toegevoegd aan het HR.

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens.
Alle organisaties in de EU, dus ook SRVN, moeten nadenken over en vastleggen welke persoonsgegevens van de leden ze bewaren en hoe ze die beveiligen.
De wet kent drie belangrijke thema’s:

Het bewaren van persoonsgegevens
Het beschermen van persoonsgegevens
Het melden van datalekken melden bij de toezichthouder

Alle afspraken die een organisatie hierover maakt, moeten worden vastgelegd in een beleidsplan dat inzichtelijk is voor leden.

Rooster van aftreden
Het bestuur is vergeten de functie van voorzitter te publiceren en heeft de leden gevraagd om de huidige voorzitter aan te houden tot 2018-II. René geeft aan graag door te willen gaan. Voor de volgende ALV zal er meer informatie komen omtrent de verkiezing en het aanmelden hiervan.


Korte enquête via Kahoot
Als laatste onderdeel van de ALV is er nog een korte enquête gehouden via Kahoot. Een aantal stellingen waarbij iedereen zijn mening kon geven. De resultaten hiervan zie je hieronder:

Resultaten Kahoot ALV 07 april 2018

Aan hoeveel kampioenschappen ben je ingeschreven in 2018-I?
0: 2
1: 13
2: 7
3-4: 1

2. Hoe vind je de organisatie van deze kampioenschappen?

Zeer goed: 11
Goed: 11
Matig: 1
Onvoldoende: 0

3. Wat zou een speerpunt kunnen zijn om te discussiëren zodadelijk?

Kwaliteit van racen: 8
Kwaliteit van totale organisatie: 1
Race Commissie: 0
Raceklasses: 14

4. Wat vind je van de kwaliteit van de livestreams?
Goed: 20
Voldoende: 2
Matig: 1
Onvoldoende: 0

5. Het aantal kampioenschappen wat SRVN organiseert is…

Voldoende: 23
Te veel: 0
Te weinig: 0

6. Er mogen meer one-time events georganiseerd worden
Ja: 17
Nee: 6

7. Vind je SRVN financieel gezond?
Ja: 23
Nee: 0

8. Het contributiebedrag is…
Te hoog: 1
Te laag: 6
Precies goed: 16

9. SRVN mag meer geld uitgeven aan…

Promotie: 8
Webontwikkeling: 11
Ondersteunende applicaties: 4
Niet: 0

10. Welk cijfer geef je de uitstraling van SRVN?
3-4: 0
5-6: 1
7-8: 18
9: 4

11. Welk cijfer geef je de Wedstrijdleiding bij SRVN?
3-4: 0
5-6: 0
7-8: 16
9: 7

12. Welk cijfer geef je de Race Commissie bij SRVN?
3-4: 0
4-5: 1
7-8: 14
9: 8

13. Welk cijfer geef je het Bestuur bij SRVN?
3-4: 0
5-6: 0
7-8: 14
9: 9