Notulen Algemene Ledenvergadering oktober 2017

Gebruikersavatar
SRVN
Berichten: 1145
Lid geworden op: 10 sep 2011, 23:50

Notulen Algemene Ledenvergadering oktober 2017

Bericht door SRVN » 20 nov 2017, 22:02

SRVN ALV 21 oktober 2017

Voorzitter opent de vergadering om 14:25 met enkele huishoudelijke mededelingen.
De presentielijst is aanwezig en dient tevens als registratielijst voor de genuttigde drankjes.
De agenda wordt gepresenteerd en hier zijn geen op- of aanmerkingen op.

Verslag 2017 tot nu toe
Ook 2017 is een speciaal jaar voor SRVN. Bij de start van SRVN was het altijd al een doel om het simracen meer bekend te maken voor het grotere publiek, om zo de grens tussen virtueel en fysiek racen steeds vager te laten worden.
Afgelopen juli kwam dat tot positieve climax. Met de samenwerking tussen de Knaf en SRVN. Daar kunnen en moéten we met z’n allen ontzettend trots op zijn.

Het NK Clio is de pilot waarin duidelijk is geworden dat SRVN veel verder is dan de Knaf. Van tevoren is er nadrukkelijk gevraagd vanuit SRVN of we in 2018-I konden starten of direct na de zomerstop, maar enkele afspraken, zoals het theoriegedeelte zijn niet nagekomen. Dit is ook een onderdeel van deze pilotperiode. Excuses daarvoor.

Gedurende de Algemene Ledenvergadering wordt een interactieve sessie gehouden, waarbij de aanwezigen via hun smartphone antwoord op enkele stellingen kunnen geven.


1. Aan hoeveel kampioenschappen ben je ingeschreven in 2017-II?
Geen: 1
1: 10
2: 8
3 of 4: 1

2. Hoe vind je de organisatie van deze kampioenschappen?
Zeer goed: 5
Goed: 15
Matig: 0
Onvoldoende: 0

3. Wat zou een speerpunt kunnen zijn om te discussiëren zodadelijk?
Kwaliteit van racen: 12
Kwaliteit van totale organisatie: 1
Race Commissie: 1
Raceklasses: 5

4. Wat vind je van de samenwerking tussen SRVN en de Knaf?
Zeer goed: 2
Goed: 4
Matig: 12
Onvoldoende: 1

Uit 1 van de vragen kwam naar voren dat de tijd tussen race 1 en race 2 korter mag.
Dit zal opgenomen worden met de wedstrijdleiders voor 2018-I.


Vervolg SRVN jaar 2017 tot nu toe:

De Kampioenschappen zijn goed gevuld ondanks het NK Clio
In 2017-2 2 nieuwe kampioenschappen die ook nog eens gereden werden met officiële content. Iets wat de voorkeur geniet vanuit SRVN.
Alle races in 2017-2 zijn nog voorzien van een livestream wat niet alleen uniek maar natuurlijk ook geweldig is. Het is bijna vanzelfsprekend maar dat is het natuurlijk niet. Een stukje waardering op het forum hierover wordt gewaardeerd.
De statistieken van de livestream laten zien dat er goed gekeken wordt en daar mogen we trots op zijn. Veel nieuwe leden komen namelijk via de Livestream bij ons. Maar het kan beter en daar gaan we aan werken door het beter te publiceren. Een verzoek aan de leden is om de Facebook post van de livestream massaal te gaan delen. Ook gaat er gekeken worden naar de mogelijkheden die Facebook Live heeft.
De statistieken van Facebook laten zien dat we al bijna 800 likes hebben. We gebruiken FB onvoldoende om SRVN te promoten. Social media team? (Melvin en Jeffrey melden zich aan) oprichten.
Ook moet er meer (rF2) Simrace nieuws komen op de website (Actie: post op frontpage, we zoeken redactieleden)


Er volgt een nieuwe interactieve sessie:

5. Wat vind je van de kwaliteit van de livestream
11 goed
6 voldoende
0 Matig
0 Slecht

Enkele opmerkingen vanuit de zaal
Microfoon volume beter afstemmen
2 commentatoren werkt beter

6. Livestreamen dat lijkt me leuk!
6 Sign me up
12 Zoek het uit



Marvin, Jeffrey, Onno, Yoeri melden zich aan om mee te helpen aan de Livestreams.
Er is behoefte aan mensen die ook het beeld kunnen verzorgen naast extra co-commentatoren.
Onno vraagt wat de systeemvereisten zijn om dit te doen?
Er wordt aangegeven dat dit op het forum staat in 1 van de topics.

Het wordt algemeen onderkent dat het vaak zoeken is op het forum naar het juiste topic maar dat er aan gewerkt wordt hier meer structuur in aan te brengen.


Visieplan 2018

SRVN is goed georganiseerd en geautomatiseerd
SRVN is er voor beginners en gevorderden
SRVN specialiseert zich uitsluitend in rFactor2

Het automatiseren is noodzakelijk omdat er nu teveel stappen nodig zijn voordat je als nieuw lid kan meedoen in een kampioenschap. Dit kan efficiënter.
Echter is het zeer complex om dit allemaal in de nieuwe website te verwerken.
Een oproep wordt gedaan om te helpen met zoeken naar een programmeur die ons kan helpen.


Race Commissie
Martijn doet een kort verslag over de Race Commissie en de daarbij behorende taken.

Uit de korte discussie die daarop volgt komen de volgende punten naar voren:
Stimuleren om vooraf met elkaar te praten ipv protest indienen. Dit eventueel als reminder vermelden op protest formulier.
In het protesten filmpje kan het in sommige situaties duidelijker zijn om vanuit beide auto’s de cockpitview te laten zien en 1x een overall view.

Zowel in 2017-1 als in 2017-2 is het modteam ook gedurende het seizoen actief met het updaten van de mods. Hierdoor kunnen nieuwe deelnemers al snel met de eigen skin rijden en worden definitieve afmelders uit de mod verwijderd.
Om de lijntjes zo kort mogelijk te houden heeft het modteam een eigen mailadres gekregen waar een ieder zijn skin naar kan mailen.

modteam@srvn.nl


Interactieve sessie 3

7. Het kiezen van de circuits is een mooie toevoeging
11 ja
7 nee

Opmerkingen van de “nee” stemmers:
Om het leuk en divers te houden enkele circuits opleggen
Alleen stemmen als je ook meedoet aan betreffend kampioenschap, dit moet via de rechten op het forum geregeld worden.

8. Het aantal kampioenschappen wat SRVN organiseert is
17 Voldoende
0 Te Veel
1 Te weinig

9. Er mogen meer one time events georganiseerd worden
15 Ja
3 Nee

Na vraag in de zaal: Wie wil helpen met organiseren van one-time events:
Yoeri
Albert
Melvin
Marvin
Lennart
Ruben

Voorbereidingen voor 2018-I:
Testen met de nieuwe GT3 mod
Voorstel is om twee weken voorafgaand aan de start van het kampioenschap een nul race organiseren als opwarmertje voor de server/organisatie/rijders.

Er ontstaat een discussie over de indeling van de seizoenen en de tussenliggende tijd.
Hieruit ontstaan de volgende punten:
- Onderzoeken of we het jaar efficiënter kunnen indelen.
- Elke seizoen 4 maanden maken of 8 om 6 evenementen


10. LAN Party organiseren in 2018-1?
17 ja
1 nee


Lars geeft een korte uitleg over de begroting van 2018.
Het verzoek is om de KNAF kosten specifiek te vermelden.

[Begroting 2018 is op aanvraag in te zien, stuur hiervoor een e-mail naar bestuur@srvn.nl]

Interactieve sessie 4

11. Vind je SRVN financieel gezond?
18 Ja
0 Nee

12. Het contributiebedrag is…
0 te hoog
6 te laag
12 precies goed

Discussie over het effect van het verhogen van de contributie heeft als uitkomst dat dit wellicht niet zal leiden tot betere rijders. Marvin zegt dat iRacing laat zien dat je met een ‘contributie’ van € 90,- ook ‘idioten’ op de baan krijgt. Verhogen en terug laten vloeien naar de ALV wordt genoemd als optie om de drempel te verhogen en de opkomst bij de ALV te verhogen.

Yoeri heeft na afloop van de ALV nog een extra toevoeging gedaan op dit punt door voor te stellen een gedeelte van deze gelden om te zetten in prijzen die na elk seizoen middels een verloting toegekend worden aan de leden. Leden komen alleen in aanmerking voor deze prijzen indien ze aan alle races hebben meegedaan bij de kampioenschappen waarin ze stonden ingeschreven. Dit moet de leegloop gedurende het seizoen tegen gaan. Het bestuur neemt dit soort ideeën graag aan.

De contributie voor leden die halverwege het jaar (of later) lid worden (na juni) wordt verhoogd van €7,50 naar €10,.



13. SRVN mag meer geld uitgeven aan:
Promotie
Web ontwikkeling
Ondersteunende applicaties
Niet

Promotie en web ontwikkeling krijgen de meeste stemmen



Ingekomen stukken:

Yoeri Gijsen: Schrap resultaat
10% tot 20% van de mensen missen wel een race.
12 van de 20 zijn voorstander

Reactie:
Het huidige paddock systeem voorziet hier echter niet in dus zal dit punt vooruitgeschoven worden tot er een nieuw systeem beschikbaar is.



Albert van Mourik
Periodieke QenA houden met bestuur en/of RC om bepaalde onduidelijkheden uit de wereld te helpen. Resultaten verwerken in een stuk tekst en publiceren op het forum
Veel voorstanders.






Discussie

Marvin vraagt waarom de server bij het NK Clio op ‘Private’ staat.
Private alleen maar omdat we op 2 server rijden anders altijd public.
Discussie levert geen nieuwe inzichten op om dit te veranderen

Voorstel: Aanpassing Cupklasse om daar een ‘rookiecup’ van te maken.
Geen echte conclusie te trekken uit de discussie
Meerderheid is van mening dat als iedereen punten krijgt we kunnen stoppen met de cupklasse zoals deze nu bestaat. Rookiecup wordt positief op gereageerd, waarbij er binnen elk kampioenschap een beste Rookie kán zijn.
Je bent een Rookie in je eerste lidmaatschap jaar. (max. 2 seizoenen)
Kampioen? Dan geen rookie meer in dat kampioenschap)
Binnen het bestuur zullen we dit verder gaan uitwerken.


Prijsuitreiking
Niet iedereen was aanwezig om beker op te halen, voorstel is dat men van tevoren moet aangeven of hij aanwezig is, of iemand heeft geregeld om de beker op te halen, dit om onnodige kosten te voorkomen.

René sluit de vergadering en bedankt iedereen voor hun komst.